Polityka prywatności Otako

Wersja 1.5 z dnia 10 sierpnia 2026 r.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych związanych ze stroną, kontaktem, zgłoszeniem, zleceniem, Paneliem, rozliczeniami i monitoringiem jest Serwis Otako - odzyskiwanie danych, Patryk Mikołap, ul. Łagiewnicka 54/56, budynek B, lokal 501, 91-463 Łódź, NIP 7431965421, REGON 100980610. Kontakt w sprawach ochrony danych: [email protected], tel. +48 533 534 538.

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych. Pytania i żądania należy kierować bezpośrednio na powyższe dane kontaktowe.

2. Kategorie danych

W zależności od kontaktu i zlecenia mogą być przetwarzane:

• imię, nazwisko, firma, NIP, adres, telefon i e-mail;
• numer zgłoszenia lub zlecenia, dane Nośnika, opis awarii, historia zdarzenia i wskazanie Danych priorytetowych;
• informacje o przesyłce, płatności, fakturze, Ofercie, reklamacji i dyspozycji dotyczącej Nośnika;
• adres IP, User-Agent, daty i godziny, logi Panelu, wersje dokumentów, treść oświadczeń i historia operacji;
• fakt i czas otwarcia linku śledzenia zlecenia (wraz z liczbą otwarć) oraz strony Oferty — ten zapis nie obejmuje adresu IP ani danych urządzenia;
• dane techniczne o korzystaniu z formularzy na stronie: moment rozpoczęcia i ostatniej aktywności, liczba wypełnionych pól, kod błędu walidacji oraz identyfikatory sesji formularza i żądania — bez treści wpisanych w pola. Jeżeli formularz został skutecznie wysłany, sesja może zostać technicznie powiązana z utworzonym leadem lub zleceniem. Adres IP jest w tym zbiorze przetwarzany wyłącznie w postaci pseudonimizowanej sygnatury (HMAC liczony z kluczem serwerowym), bez zapisania samego adresu;
• hasła, kody PIN i klucze szyfrujące przekazane do realizacji zlecenia;
• korespondencja e-mail, SMS, notatki oraz dane o połączeniach;
• skrócone statystyki Raportu i informacje o wyniku prac;
• obraz z monitoringu lokalu — bez dźwięku;
• dane znajdujące się na powierzonym Nośniku, w zakresie technicznie niezbędnym do Diagnozy, odzyskania, weryfikacji i przekazania.

Serwis nie wykorzystuje zawartości odzyskiwanych plików do marketingu, profilowania ani własnych celów niezwiązanych ze zleceniem.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Cel	Podstawa
Odpowiedź na zapytanie i działania przed zawarciem umowy	art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Przyjęcie Nośnika, Diagnoza, Oferta, wykonanie i rozliczenie umowy	art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Księgowość, podatki, obowiązki prawne i współpraca z organami	art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Bezpieczeństwo Panelu i infrastruktury, wykazanie akceptacji, przeciwdziałanie nadużyciom, wykrywanie zgłoszeń automatycznych i powtarzających się, stosowanie limitów liczby zgłoszeń, diagnostyka poprawności działania formularzy, dochodzenie i obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Odnotowanie faktu i czasu otwarcia linku śledzenia zlecenia oraz strony Oferty — potwierdzenie, że przekazane informacje dotarły	art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Reklamacje i kontakt organizacyjny	art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO — zależnie od sprawy
Monitoring wejścia i stanowiska obsługi w celu ochrony osób, mienia i dokumentowania incydentów	art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Publikacja rozpoznawalnego opisu przypadku, zdjęcia, opinii lub rekomendacji	art. 6 ust. 1 lit. a RODO — odrębna zgoda

W odniesieniu do zawartości prywatnego Nośnika Serwis wykonuje operacje techniczne potrzebne do realizacji zlecenia, ogranicza dostęp i nie ma obowiązku identyfikowania wszystkich osób, których dane mogą znajdować się w plikach. Klient oświadcza, że posiada prawo do zlecenia dostępu i odzyskania Danych.

Jeżeli Klient firmowy przekazuje dane osobowe osób trzecich i określa cele ich przetwarzania, Serwis może działać jako podmiot przetwarzający na podstawie Załącznika powierzenia B2B lub indywidualnej umowy.

4. Konieczność podania danych

Podanie danych wymaganych do identyfikacji i obsługi zlecenia jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy. Dane dodatkowe, w tym hasło, klucz i opis Danych priorytetowych, są dobrowolne, lecz ich brak może uniemożliwić lub ograniczyć realizację.

5. Odbiorcy i kategorie odbiorców

Dane mogą być przekazywane w niezbędnym zakresie:

• osobom upoważnionym przez Administratora i objętym poufnością;
• dostawcy hostingu/VPS, bazy danych, kopii zapasowych i bezpieczeństwa sieciowego;
• Google Workspace, w tym Gmail i — gdy jest używany — narzędziom do zdalnego przekazania Danych;
• dostawcy usług SMS i operatorowi telekomunikacyjnemu;
• wFirma i innym dostawcom obsługi księgowej, podatkowej lub fakturowej;
• InPost i innym przewoźnikom wybranym do realizacji przesyłki;
• Cloudflare lub innym dostawcom ochrony i pośrednictwa ruchu internetowego, jeżeli są używani;
• doradcom prawnym, księgowym, ubezpieczycielom i podmiotom wspierającym obsługę roszczeń;
• organom publicznym, gdy przekazanie jest wymagane prawem;
• specjalistycznemu podwykonawcy technicznemu wyłącznie po zastosowaniu wymaganych ustaleń poufności, bezpieczeństwa i — gdy jest to potrzebne — powierzenia.

6. Transfer poza EOG

Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku transfer odbywa się na podstawie mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, w szczególności decyzji o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowych klauzul umownych i dodatkowych zabezpieczeń.

7. Okresy przechowywania

Kategoria	Okres lub kryterium
Zapytania, z których nie powstało zlecenie	do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej zażądano usunięcia lub dane są potrzebne do roszczeń
Kopia robocza przed przekazaniem	do 14 dni od informacji o zakończeniu w celu rozliczenia i wydania
Kopia robocza po Prawidłowym przekazaniu Danych	7 dni roboczych
Dane udostępnione zdalnie	7 dni roboczych od Prawidłowego przekazania, chyba że uzgodniono inaczej
Szczegółowy Raport z pełnymi nazwami plików	30 dni od Prawidłowego przekazania Danych
Hasła, PIN-y i klucze w aktywnych systemach pod kontrolą Serwisu	najpóźniej 7 dni roboczych po Prawidłowym przekazaniu Danych, chyba że dalsze przechowywanie jest potrzebne do reklamacji, sporu lub obowiązku prawnego
Monitoring obrazu	standardowo 7 dni, chyba że nagranie dokumentuje incydent, reklamację, postępowanie lub roszczenie
Dokumentacja zlecenia, Oferty, zgody, potwierdzenia i istotna korespondencja	przez czas realizacji, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń; typowo 3 albo 6 lat zależnie od rodzaju roszczenia
Dokumentacja księgowa i podatkowa	przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi
Logi bezpieczeństwa	co do zasady do 90 dni, chyba że są potrzebne do wyjaśnienia incydentu lub roszczenia
Diagnostyka formularzy (dane techniczne, bez treści zgłoszenia)	do 90 dni od ostatniej aktywności w formularzu

Jeżeli powstanie reklamacja, spór, incydent albo obowiązek prawny, potrzebne dane mogą być objęte legal_hold i przechowywane do zakończenia sprawy.

8. Prawa osoby

W zależności od podstawy przetwarzania przysługuje prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu, wycofania zgody oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądanie można przesłać na [email protected]. Administrator może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość i powiązanie ze zleceniem.

9. Zautomatyzowane decyzje

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania wobec Klienta decyzji wywołujących skutki prawne w sposób wyłącznie zautomatyzowany ani do profilowania marketingowego.

10. Bezpieczeństwo i dostęp

Administrator stosuje szyfrowanie dysków roboczych, kontrolę dostępu, indywidualne konta, poufność osób upoważnionych, szyfrowane połączenia, rejestrowanie kluczowych operacji i procedury usuwania. Dostęp do treści odzyskiwanych Danych jest ograniczony do osób, które potrzebują go do wykonania prac.

11. Monitoring

Monitoring obejmuje wejście do lokalu i stanowisko przyjmowania Klientów. Rejestrowany jest wyłącznie obraz, bez dźwięku. Nagrania są standardowo nadpisywane po 7 dniach. Przy wejściu znajduje się oznaczenie i odnośnik do pełnej klauzuli.

12. Opinie i komunikacja końcowa

Powiadomienia o statusie i zamknięciu zlecenia są wysyłane w celu wykonania umowy. Końcowy e-mail lub Panel może zawierać pojedynczą, neutralną informację o możliwości dobrowolnego wystawienia opinii. Bez odrębnej podstawy Serwis nie prowadzi wielokrotnych kampanii przypominających ani nie oferuje korzyści za opinię.

13. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana wskutek zmian prawa, technologii, dostawców lub zakresu usług. Aktualna i archiwalne wersje są publikowane z oznaczeniem daty i numeru wersji.